A6 SCIENTIFIC CORP
Asistente Administrativo
Tiempo completo • VA Long Beach Healthcare System
Acerca de A6 Scientific Corp.
A6 Scientific Corp. es un contratista federal que ofrece servicios de apoyo profesional y técnico a clientes gubernamentales. Estamos contratando a un Asistente Administrativo para apoyar a un cliente federal de atención sanitaria en Long Beach, CA.
Resumen del puesto
A6 Scientific Corp. busca un Asistente Administrativo altamente organizado y fiable para apoyar a un equipo de ingeniería y gestión de proyectos muy activo en un entorno sanitario federal.
No es un puesto básico de recepción ni administrativo. Este puesto desempeña un papel importante para mantener los proyectos en marcha, apoyando la adquisición, el seguimiento presupuestario, la gestión de registros, la coordinación de reuniones y las operaciones administrativas diarias. El candidato adecuado será detallista, profesional, manejará la documentación con comodidad y será capaz de trabajar bien con equipos internos, proveedores y personal del cliente.
Esta es una gran oportunidad para alguien que disfruta del trabajo estructurado, una organización sólida y el apoyo a proyectos significativos en un entorno profesional.
Responsabilidades clave
Presupuesto y apoyo financiero
- Mantener y actualizar hojas de cálculo presupuestarias para los equipos asignados
- Revisa las solicitudes de pago y los documentos de apoyo para contratos plurianuales
- Recopilar y compilar datos mensuales de KPI para informes
- Seguimiento de pedidos, informes de recepción y registros de compras relacionados
- Ayuda a mantener registros precisos de pagos, entregas y estado de adquisiciones
Apoyo en adquisiciones y registros
- Contacta con los proveedores para solicitar presupuestos de productos y servicios
- Ayuda a preparar y presentar los paquetes de adquisiciones
- Apoyo a solicitudes de LEAF 2237 y documentación de compra
- Revisa los documentos para asegurarte de que están completos, con un nombre adecuado y con fecha correcta antes de su envío
- Haz un seguimiento de las solicitudes internas que requieran soporte para compras
- Mantener archivos organizados de adquisiciones y contratos digitales y en papel
- Conservar la documentación de compras y vales según los estándares requeridos para la conservación de registros
- Coordina los calendarios de entrega con proveedores, personal de proyecto y equipos de traslado o activación
Apoyo al proyecto y administrativo
- Apoyar documentos de gestión de proyectos como planos, rastreadores, cartas y registros
- Asiste a las reuniones presencialmente y prepara las notas o actas según sea necesario
- Coordinar la comunicación por correo electrónico y teléfono con el personal interno, el personal de los clientes, los proveedores y los equipos de contratación
- Mantener archivos organizados, registros, rastreadores y registros administrativos
- Completar cualquier proyecto o formación para clientes requerida y mantener las certificaciones actualizadas
- Proporcionar apoyo administrativo diario para ayudar al equipo a mantenerse organizado y receptivo
Requisitos mínimos
Los candidatos deben cumplir uno de los siguientes requisitos:
- Título de asociado o superior en Administración de Empresas, Gestión de Oficinas o un campo relacionado; o
- 4–6 años de experiencia administrativa profesional en entornos gubernamentales, de construcción, ingeniería, instalaciones o gestión de proyectos
Habilidades requeridas
- Dominio de Microsoft Word, Excel, Outlook y Adobe Acrobat DC
- Sólidas habilidades organizativas y de registro
- Capacidad para gestionar con precisión un gran volumen de documentos digitales y físicos
- Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal
- Gran atención al detalle y cumplimiento
- Capacidad para manejar adecuadamente información confidencial y sensible
- Capacidad para trabajar bien en un entorno estructurado y con plazos
Cualificaciones Preferidas
- Licenciatura en Empresariales, Administración Pública o un campo relacionado
- Experiencia en procesos federales de compras o compras
- Experiencia con LEAF, FORCE o sistemas de compras similares
- Experiencia apoyando equipos de proyecto, equipos de instalaciones, equipos de construcción o equipos de diseño
- Dominio de Microsoft Teams y SharePoint
- Familiaridad con el VA, el Departamento de Defensa u otros procesos administrativos federales
Horario de trabajo y entorno laboral
- A tiempo completo
- En el lugar de Long Beach, California
- El horario estándar suele ser de lunes a viernes, de 8:00 a 16:30
- Puede ser necesario hacer horas extra ocasionales según las necesidades del proyecto y debe ser aprobado
- Este puesto se realiza en un entorno de centro sanitario federal
- Nada de trabajo remoto ni híbrido
Requisitos importantes
Para cumplir con los requisitos contractuales, los candidatos deben ser capaces de:
- Trabajo completamente in situ en Long Beach, CA
- Aprobar el control de antecedentes obligatorio antes de empezar a trabajar
- Sigue las políticas del sitio del cliente, requisitos de acreditación, normas de privacidad, normas de seguridad y estándares profesionales en el lugar de trabajo
- Trabaja profesionalmente con el personal del cliente, equipos internos y proveedores externos
- Mantener una asistencia fiable y prácticas sólidas de documentación
Beneficios
- 11 festivos federales pagados al año
- 80 horas combinadas de días de vacaciones acumuladas y días de baja por enfermedad
- Asignación de bienestar
Compensación: 50.000,00 $ - 80,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)